Bei einer Gasheizung ist der größte Energieposten in der Abrechnung meist schnell erkannt. Bei einer Wärmepumpe sieht das anders aus: Hier steht Strom im Mittelpunkt. Dazu kommen Kosten für Betrieb, Wartung und Verbrauchserfassung. Für Mieter ist deshalb vor allem wichtig, welcher Strom tatsächlich zur Heizung gehört und wie daraus der Anteil für die eigene Wohnung berechnet wurde.
Seit der Änderung der Heizkostenverordnung betrifft das deutlich mehr Mehrfamilienhäuser als früher. Wärmepumpen sind nicht mehr generell von der verbrauchsabhängigen Abrechnung ausgenommen. Wurde der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch am 1. Oktober 2024 noch nicht erfasst, musste die erforderliche Messtechnik grundsätzlich bis zum 30. September 2025 installiert werden. Die Heizkostenverordnung gilt dann für den Abrechnungszeitraum, der nach der Installation beginnt.
Stand: 21. August 2026. Bei älteren Abrechnungszeiträumen kommt es darauf an, wann die Messtechnik eingebaut wurde und wann der darauf folgende Abrechnungszeitraum begonnen hat.
Wie funktioniert die Heizkostenabrechnung mit Wärmepumpe?
Bei einer zentralen Wärmepumpe läuft die Abrechnung grundsätzlich in zwei Schritten.
Zuerst werden die umlagefähigen Kosten der Heizungsanlage für den Abrechnungszeitraum ermittelt. Anschließend werden diese Kosten nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung auf die Wohnungen verteilt.
Der auffälligste Unterschied zu einer Gas- oder Ölheizung steckt im Energieposten. § 7 Abs. 2 HeizkostenV nennt ausdrücklich die Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms. Bei einer Wärmepumpe ersetzt dieser Strom den klassischen Brennstoffkostenposten weitgehend.
Die Anschaffung der Anlage gehört dagegen nicht in die jährliche Heizkostenabrechnung. Auch der erstmalige Einbau oder größere Umbauten sind keine laufenden Heizkosten. Ob ein Teil dieser Investition später über die Kaltmiete weitergegeben werden darf, ist eine andere Frage. Dafür gibt es den Ratgeber Wärmepumpe auf Mieter umlegen: Wie hoch darf die Mieterhöhung sein?.
Welche Kosten einer Wärmepumpe dürfen in die Nebenkosten?
Bei der jährlichen Abrechnung geht es um laufende Kosten des Betriebs. Nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV können bei einer zentralen Heizungsanlage unter anderem folgende Positionen anfallen:
- Strom zur Wärmeerzeugung durch die Wärmepumpe;
- Betriebsstrom für Pumpen, Regelung und andere zur Anlage gehörende Technik;
- Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage;
- die regelmäßige Prüfung von Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft;
- die Reinigung der Anlage und des Betriebsraums;
- Kosten der Verbrauchserfassung, etwa für Messgeräte, deren Verwendung und Eichung;
- Kosten für Berechnung, Aufteilung und Abrechnung sowie für vorgeschriebene Verbrauchsinformationen.
Bei Wartungsrechnungen lohnt sich ein genauer Blick auf die einzelnen Positionen. Regelmäßige Prüfung, Pflege und Einstellung können Betriebskosten sein. Wird dabei aber ein defektes Bauteil ersetzt oder eine Reparatur durchgeführt, gehört dieser Teil nicht automatisch in die Heizkostenabrechnung.
Die Abgrenzung erklärt der Ratgeber Heizungswartung: Wer zahlt – Mieter oder Vermieter? ausführlicher.
Was gehört nicht in die Heizkostenabrechnung?
Nicht als laufende Heizkosten abgerechnet werden dürfen insbesondere:
- die Anschaffung der Wärmepumpe;
- der erstmalige Einbau und die Installation;
- Reparaturen und der Austausch defekter Bauteile;
- größere Instandsetzungsmaßnahmen;
- Finanzierungskosten;
- allgemeine Verwaltungskosten des Vermieters.
Für den Austausch einer Heizung kann stattdessen eine Modernisierungsmieterhöhung in Betracht kommen. Die allgemeinen Regeln dazu stehen unter Neue Heizung auf Mieter umlegen.
Wärmepumpe und Stromkosten: Was darf dem Mieter berechnet werden?
Bei einer zentralen Wärmepumpe geht es nicht um den privaten Haushaltsstrom der Bewohner. Abgerechnet wird der Strom, den die Heizungsanlage zur Wärmeerzeugung und für ihren Betrieb verbraucht.
Dieser Verbrauch muss sich vom übrigen Gebäudestrom nachvollziehbar abgrenzen lassen. Wie die Messung technisch umgesetzt wird, hängt von der Anlage ab. Ein eigener Stromzähler für die Wärmepumpe kann dafür eine naheliegende Lösung sein; bei komplexeren Systemen können weitere Messpunkte erforderlich sein.
Für die Prüfung der Abrechnung sind vier Angaben besonders hilfreich:
- Welcher Stromverbrauch wurde der Wärmepumpe zugerechnet?
- Welcher Strompreis beziehungsweise welche Stromkosten wurden angesetzt?
- Wird zusätzlicher Betriebsstrom separat berechnet, und gibt es dabei Doppelungen?
- Wie wird aus den Gesamtkosten der Anteil für die eigene Wohnung gebildet?
Eine Sammelposition wie „Wärmepumpenstrom“ hilft wenig, wenn weder Verbrauch noch Kostenansatz noch Verteilung nachvollziehbar sind. Bei Zweifeln können Mieter Belegeinsicht verlangen und die angesetzten Rechnungen mit der Abrechnung abgleichen.
Wie muss der Verbrauch erfasst werden?
Für die verbrauchsabhängige Abrechnung braucht der Vermieter eine geeignete Verbrauchserfassung. Nach § 4 HeizkostenV ist der anteilige Wärme- und Warmwasserverbrauch der Nutzer zu erfassen. § 5 nennt für Wärme Wärmezähler oder Heizkostenverteiler, für Warmwasser Warmwasserzähler.
Das bedeutet nicht, dass jede Wohnung zwingend einen eigenen Wärmemengenzähler braucht. Bei Heizkörpern können beispielsweise geeignete Heizkostenverteiler eingesetzt werden. Bei anderen Verteilkonzepten kommen Wärmezähler in Betracht. Für die Abrechnung zählt, dass der Verbrauch der einzelnen Nutzer mit einem zulässigen Verfahren erfasst und anschließend korrekt verteilt wird.
Versorgt dieselbe Wärmepumpe sowohl die Räume als auch das Warmwasser, muss außerdem zwischen diesen beiden Bereichen getrennt werden. Nach § 9 HeizkostenV ist die auf die Warmwasserbereitung entfallende Wärmemenge grundsätzlich mit einem Wärmezähler zu erfassen. Eine Ausnahme besteht, wenn die Messung nur mit unzumutbar hohem Aufwand möglich wäre.
Die technische Frage, wo ein Wärmemengenzähler an einer Wärmepumpe eingebaut wird, wie er dimensioniert wird oder wie man damit die Effizienz der Anlage bewertet, ist davon zu trennen. Für die Heizkostenabrechnung interessiert vor allem, welche Messwerte zur Kostenverteilung verwendet wurden.
Wie werden die Heizkosten auf die Wohnungen verteilt?
Die gesamten Kosten einer zentralen Wärmepumpe dürfen normalerweise nicht einfach vollständig nach Wohnfläche verteilt werden.
Nach § 7 HeizkostenV müssen grundsätzlich mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Der verbleibende Anteil richtet sich nach Wohn- oder Nutzfläche beziehungsweise einem anderen gesetzlich zulässigen Flächen- oder Raummaßstab.
Ein häufig verwendeter Schlüssel ist daher:
- 70 % nach Verbrauch;
- 30 % nach Wohnfläche.
Auch ein Verhältnis von 50/50 oder eine andere zulässige Aufteilung innerhalb dieses Rahmens kann verwendet werden. Welcher Schlüssel für das Gebäude gilt, muss sich aus der Abrechnung ergeben.
Vereinfacht lässt sich der eigene Anteil so nachvollziehen:
Verbrauchskosten des Hauses × eigener Verbrauch / Gesamtverbrauch
+ Grundkosten des Hauses × eigene Fläche / Gesamtfläche
= eigener Heizkostenanteil
Wer nur den Endbetrag betrachtet, übersieht deshalb leicht den eigentlichen Fehler. Ein falscher Verbrauchswert, eine falsche Wohnfläche oder eine unzutreffende Aufteilung zwischen Grund- und Verbrauchskosten kann das Ergebnis verändern.
Für Warmwasser gilt nach § 8 HeizkostenV ebenfalls grundsätzlich ein verbrauchsabhängiger Anteil von 50 bis 70 Prozent. Der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt.
Wenn die Wärmepumpe auch das Warmwasser erzeugt
Viele zentrale Wärmepumpen versorgen das Haus sowohl mit Raumwärme als auch mit Warmwasser. Die Stromkosten der Anlage lassen sich dann nicht direkt auf die Wohnungen verteilen. Zunächst muss ermittelt werden, welcher Teil der erzeugten Wärme für die Heizung und welcher Teil für Warmwasser eingesetzt wurde.
§ 9 HeizkostenV regelt diese Aufteilung bei verbundenen Anlagen. Bei Wärmepumpen richtet sich die Trennung grundsätzlich nach den Anteilen am Wärmeverbrauch.
Erst danach werden die Kosten weiterverteilt:
Raumheizung: nach § 7 HeizkostenV.
Warmwasser: nach § 8 HeizkostenV.
Bei einer unerwartet hohen Abrechnung lohnt sich deshalb auch ein Blick auf diese vorgelagerte Trennung. Ein Fehler an dieser Stelle wirkt sich anschließend auf beide Kostenblöcke aus.
Seit wann müssen Wärmepumpen nach Verbrauch abgerechnet werden?
Für Wärmepumpen gibt es eine Übergangsregel, die bei Abrechnungen aus den Jahren 2025 und 2026 noch relevant sein kann.
War der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch am 1. Oktober 2024 noch nicht erfasst, musste der Gebäudeeigentümer die erforderliche Ausstattung grundsätzlich bis zum 30. September 2025 nachrüsten. Das ergibt sich aus § 12 Abs. 3 HeizkostenV.
Die Heizkostenverordnung ist für diese Gebäude anschließend für den Abrechnungszeitraum anzuwenden, der nach der Installation der Verbrauchserfassung beginnt.
Deshalb reicht das Datum auf der Nebenkostenabrechnung allein nicht aus, um ihre Rechtmäßigkeit zu beurteilen. Relevant sind drei Zeitpunkte:
- Wann wurde die Messtechnik installiert?
- Wann begann der nächste Abrechnungszeitraum?
- Welcher Zeitraum wird mit der vorliegenden Abrechnung abgerechnet?
Gerade bei einer Heizkostenabrechnung mit Wärmepumpe aus dem Jahr 2026 kann diese zeitliche Einordnung den Unterschied machen.
Müssen die Messgeräte 2026 fernablesbar sein?
Messgeräte, die nach dem 1. Dezember 2021 neu installiert wurden, müssen grundsätzlich fernablesbar sein, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Für ältere, noch nicht fernablesbare Geräte läuft eine Übergangsfrist: Sie müssen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Ausnahmen sind unter anderem möglich, wenn eine Nachrüstung technisch nicht machbar oder im Einzelfall unangemessen wäre.
Ein älteres, nicht fernablesbares Gerät ist im August 2026 deshalb nicht allein wegen dieser Eigenschaft automatisch unzulässig.
Sind fernablesbare Geräte vorhanden, muss der Gebäudeeigentümer nach § 6a HeizkostenV monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen. Dazu gehören unter anderem Angaben zum Verbrauch des letzten Monats und Vergleichsinformationen.
Was gilt, wenn nur nach Wohnfläche abgerechnet wurde?
Werden Wärme- oder Warmwasserkosten entgegen den Vorgaben der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig verteilt, sieht § 12 grundsätzlich ein Kürzungsrecht von 15 Prozent vor.
Bei einer Wärmepumpe sollte vorher geprüft werden, ob die Heizkostenverordnung für den betreffenden Zeitraum bereits vollständig anzuwenden war. Wegen der Übergangsregel bis September 2025 können ältere Abrechnungszeiträume anders zu behandeln sein.
Zusätzlich kennt § 12 ein Kürzungsrecht von 3 Prozent bei bestimmten Verstößen gegen die Vorschriften zu fernablesbaren Geräten oder zu den monatlichen Verbrauchsinformationen. Auch hier kommt es auf die jeweiligen Voraussetzungen und Übergangsfristen an.
Ein fehlender Wärmezähler direkt in der Wohnung reicht dagegen nicht aus, um pauschal 15 Prozent abzuziehen. Zuerst muss geklärt werden, welches Messsystem im Gebäude verwendet wird und ob es den Vorgaben der Heizkostenverordnung entspricht.
Heizkostenabrechnung mit Wärmepumpe prüfen: 8 Punkte
Wer eine Wärmepumpenabrechnung prüfen möchte, kommt mit dieser Reihenfolge meist schneller zum möglichen Fehler als mit einem bloßen Vergleich des Endbetrags:
- Abrechnungszeitraum: Galt für diesen Zeitraum bereits die verbrauchsabhängige Abrechnung nach der Übergangsregel?
- Gesamtkosten: Welche Strom- und sonstigen Betriebskosten der Wärmepumpe wurden angesetzt?
- Stromverbrauch: Ist nachvollziehbar, welcher Strom tatsächlich der Wärmeerzeugung und dem Betrieb der Anlage zugeordnet wurde?
- Wartung oder Reparatur: Enthält die Abrechnung Ersatzteile, Instandsetzungen oder Neuanschaffungen, die keine laufenden Betriebskosten sind?
- Verbrauchserfassung: Mit welchem System wird der Wärmeverbrauch der Wohnungen gemessen?
- Heizung und Warmwasser: Wie wurden die Kosten getrennt, wenn dieselbe Wärmepumpe beides erzeugt?
- Verteilerschlüssel: Welcher Anteil wird nach Verbrauch und welcher nach Fläche verteilt?
- Belege: Stimmen Stromrechnung, Wartungsrechnung, Messdienstkosten und die in der Abrechnung angesetzten Beträge überein?
Für Fristen, formelle Fehler, Belegeinsicht und einen möglichen Widerspruch gibt es die allgemeine Checkliste Heizkostenabrechnung prüfen: Fehler erkennen und richtig widersprechen.
Wärmepumpe in den Nebenkosten oder Mieterhöhung: Was ist der Unterschied?
Bei Wärmepumpen werden zwei völlig verschiedene Kostenarten leicht miteinander vermischt.
Die Modernisierungsmieterhöhung betrifft die Investition in die neue Anlage. Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Teil der Einbaukosten dauerhaft die Kaltmiete erhöhen. Dafür gelten die §§ 559 und 559e BGB sowie zusätzliche Regeln für Wärmepumpen.
Die Heizkostenabrechnung betrifft dagegen den laufenden Betrieb. Hier geht es um Strom, bestimmte Wartungs- und Betriebskosten, Messung und die Verteilung dieser Kosten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum.
Eine hohe Nachzahlung in der Heizkostenabrechnung beweist daher weder, dass die frühere Mieterhöhung richtig war, noch dass sie falsch war. Umgekehrt sagt eine zulässige Modernisierungsmieterhöhung nichts über die korrekte Verteilung der späteren Heizkosten aus.
Weitere Themen rund um Heizung, Wartung und Abrechnung sind im Überblick Heizung: Alles, was Mieter wissen müssen gebündelt.
Häufige Fragen
Bei einer zentralen Wärmepumpe gehören die Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV zu den Kosten der zentralen Heizungsanlage. Sie können über die Heizkostenabrechnung auf die Nutzer verteilt werden. Die Verteilung muss den Vorgaben der Heizkostenverordnung entsprechen.
Regelmäßige Prüfung, Pflege und bestimmte laufende Wartungsarbeiten können zu den Betriebskosten der Heizungsanlage gehören. Reparaturen und der Austausch defekter Bauteile sind dagegen keine laufenden Betriebskosten.
Nicht zwingend in jeder Wohnung. § 5 HeizkostenV nennt für die Erfassung von Wärme Wärmezähler oder Heizkostenverteiler. Bei einer verbundenen Anlage für Heizung und Warmwasser verlangt § 9 grundsätzlich einen Wärmezähler zur Ermittlung des auf Warmwasser entfallenden Wärmeanteils, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Nicht in jedem Gebäude. § 7 HeizkostenV sieht grundsätzlich einen verbrauchsabhängigen Anteil zwischen 50 und 70 Prozent vor. 70 Prozent sind damit möglich, aber nicht automatisch für jede Anlage vorgeschrieben.
Wenn die Heizkostenverordnung für den betreffenden Zeitraum gilt und entgegen ihren Vorgaben nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde, sieht § 12 grundsätzlich ein Kürzungsrecht von 15 Prozent vor. Bei Wärmepumpen muss vorher insbesondere die Übergangsregel des § 12 Abs. 3 berücksichtigt werden.
Quellen
- HeizkostenV § 4 – Pflicht zur Verbrauchserfassung
- HeizkostenV § 5 – Ausstattung zur Verbrauchserfassung
- HeizkostenV § 6 – Pflicht zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung
- HeizkostenV § 6a – Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen
- HeizkostenV § 7 – Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme
- HeizkostenV § 8 – Verteilung der Kosten der Versorgung mit Warmwasser
- HeizkostenV § 9 – Verbundene Anlagen für Heizung und Warmwasser
- HeizkostenV § 11 – Ausnahmen
- HeizkostenV § 12 – Kürzungsrecht und Übergangsregel für Wärmepumpen